Penggunaan dan Perlengkapan E-mail

Dalam penggunaanya, e-mail memiliki pembagian dan klasifikasi yaitu e-mail dengan menggunakan e-mail client ataupun Web mail yang sering digunakan dan dikenal pada umumnya. E-mail client adalah media dengan menggunakan protokol POP3 dan SMTP, jadi metode pengiriman menggunakan fasilitas dua jenis protokol ini dimana POP3 untuk menerima e-mail, sedangkan SMTP untuk mengirimkan e-mail. Web mail adalah media dengan menggunakan fasilitas internet melaui mail server atau penyedia jasa layanan web mail seperti Yahoo, Google (gmail), Hotmail, dan masih banyak lagi.

Tetapi dalam penulisan ini web mail yang saya gunakan adalah gmail, karena saya juga merupakan pengguna gmail. Jadi akan terasa lebih mudah untuk saya dalam penulisan materi dan bahan praktek.

Antara e-mail client dan Web mail dapat saling berhubungan, jadi tidak selamanya kita harus meggunakan jenis e-mail khusus yang menyediakan fasilitas POP3 untuk dapat menggunakan layanan ini, karena seperti penyedia layanan e-mail seperti gmail sudah bisa menggunakan fasilitas POP3, jadi kita dapat dengan mudah membaca e-mail secara offline dengan mendownload langsung ke mail server gmail itu sendiri ketika terkoneksi dengan internet.

Berikut beberapa istilah yang berkaitan dengan proses dan penggunaan e-mail :

POP (Post Office Protocol)

POP ini merupakan jenis protokol yang berada pada aplikasi dalam layer model ISO yang berjumlah tujuh. Adapun fungsi dari protokol ini adalah mengambil mail dari server, jadi ini sebagai protokol yang menjembatani user dengan mail server agar dapat membaca e-mail yang telah diambil tadi. Protokol POP yang berkembang pada saat ini adalah versi 3, itulah mengapa kita selalu melihat protokol ini dengan sebutan POP3 yang artinya POP versi 3.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP juga merupakan salah satu jenis protokol, tetapi dalam layer model ISO SMTP berada pada presentasi. Adapun fungsi dari protokol ini adalah mengirimkan e-mail di jaringan internet, jadi SMTP ini erat kaitannya dengan POP3 bagi user karena antar kedua jenis protokol ini saling membutuhkan satu sama lain dimana SMTP untuk mengirimkan mail ke sever dan dilanjutkan dengan pengambilan oleh POP3

IMAP

IMAP adalah protokol yang mempunyai fungsi yang sama dengan POP3, jadi keduanya merupakan fasilitas yang digunakan untuk mengambil mail dari server. Gmail menyediakan fasilitas IMAP dan juga POP3 untuk kemudahan dalam mengkases e-mail melalui e-mail client. Lalu apa bedanya antara kedua jenis protokol pengambilan e-mail ini? Masing-masing memiliki keuntungan, berdasarkan yang saya kurtip dari gmail tentang perbedaan keduanya. Sebagai contoh, akses POP baik untuk pengguna yang tidak selalu terhubung ke Internet, karena mendownload surat dapat diselesaikan dengan cepat. Di sisi lain, akses IMAP menguntungkan bagi koneksi Internet stabil yang memberikan pengalaman lebih banyak di luar antarmuka jaringan Gmail, dengan sinkronisasi dan kemampuan mengelola dan memberi label pesan. Cara konfigurasinya POP ataupun IMAP ini cukup mudah dengan cara mengaturnya melalui pengatura

Mailing List (Milis)

Dari pengertian secara bahasa, kita juga sudah dapat dengan mudah memberikan defenisinya, yaitu daftar mail. Dengan itu kita dapat mengartikan milis ini sebagai daftar beberapa mail yang ditampilkan, adapun tujuannya adala sebagai forum diskusi suatu masalah ataupun topik yang dibahas. Jadi milis merupakan forum dimanas setiap orang dapat berlangganan dan berpartisipasi, biasa kegiatan milis ini dimulai dengan pengankatan sebuah topik yang ditulis oleh moderator. Selanjutnya setiap anggota memberikan pendapat dan komentarnya, dengan banyaknya pendapat-pendapat dari masing-masing anggota akan menambah insipirasi dan rangsangan bagi anggota lainnya. Setiap kali kita atau orang lain mereply sebuah mail, mail tersebut didistribusikan ke setiap mail box masing masing orang yang terdapat di dalam daftar. Semua proses ini diatur oleh sebuah program yang dinamakan Mailing List Manager (MLM's) atau Mail Servers. Berdasarkan topik diskusi, milis ada bermacam-macam. Ada milis umum, ada milis yang membahas bidang ilmu tertentu (misalnya IT), ada milis yang membahas masalah agama, dan sebagainya. Dan forum ini memiliki administrator tentunya yang mengatur segala macam aktifitas yang ada dalam diskusi. Sebagai sebuah komunitas atau sebuah forum tentunya memiliki aturan yang harus dipatuhi yang apabila melanggar peraturan akan dikeluarkan. Penyedia layanan milis yang dikenal luas antara lain adalah yahoogroups.com dan googlegroups.com

Spam

Spam atau junk mail adalah penyalahgunaan dalam pengiriman berita elektronik untuk menampilkan berita iklan dan keperluan lainnya yang mengakibatkan ketidaknyamanan bagi para pengguna web. Bentuk berita spam yang umum dikenal meliputi: spam surat elektronik, spam instant messaging, spam Usenet newsgroup, spam mesin pencari informasi web (web search engine spam), spam blog, spam berita pada telepon genggam, spam forum Internet, dll. Spam ini biasanya datang bertubi-tubi tanpa diminta dan sering kali tidak dikehendaki oleh penerimanya. Beberapa contoh lain dari spam ini bisa berupa surat elektronik berisi iklan, sms pada telepon genggam, berita yang masuk dalam suatu forum newsgroup berisi promosi barang yang tidak terkait dengan aktifitas newsgroup tersebut, spamdexing yang mendominir suatu mesin pencari (search engine) untuk mencari popularitas bagi suatu URL tertentu, ataupun bisa berupa berita yang tak berguna dan masuk dalam suatu blog, buku tamu situs web, dan lain-lain.

Spam dikirimkan oleh pembuat iklan dengan biaya operasi yang sangat rendah, karena spam ini tidak memerlukan mailing list untuk mencapai para pelanggan-pelanggan yang diinginkan. Sebagai akibatnya banyak fihak yang dirugikan. Selain pengguna Internet itu sendiri, ISP (penyelenggara layanan Internet atau Internet service provider), dan masyarakat umum juga merasa tidak nyaman. Karena biasanya sangat mengganggu dan kadang-kadang membohongi, berita spam termasuk dalam kegiatan melanggar hukum dan merupakan perbuatan kriminal yang bisa ditindak melalui undang-undang Internet.

Efektif dalam media e-mail

Hal yang tidak kalah penting adalah pemanfaatan dalam penulisan e-mail. Seperti tidak boleh menulis e-mail dengan huruf capital semua, karena itu berarti sedang marah. Dan selalu isi subject, agar penerima dapat dengan mudah mengetehui maksud dari pesan kita.